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Quando se trata de destruir documentos do dia a dia, raramente há muita necessidade de se aventurar além da guia Home do Word. Mas escondido na interface, há uma grande variedade de ferramentas adicionais esperando para serem descobertas. Esses recursos não são realmente "secretos", mas muitos usuários nunca os encontram - e eles podem economizar tempo e esforço consideráveis.
Abaixo, destacamos nossos 20 principais recursos facilmente esquecidos no Word. Muitos deles estão no Word há uma década ou mais e podem ser encontrados nos menus do Word XP e Word 2003, mas vamos nos concentrar na interface da faixa de opções do Word 2007 e superior, que foi, afinal, inventada para ajudar os usuários encontram os recursos mais esotéricos do software.
1. Selecione formatação semelhante
Em um mundo ideal, cada elemento em seu documento teria um estilo atribuído a ele. Mas se você confiou na formatação local, ainda é fácil fazer mudanças globais. A seção de edição, na extremidade direita da guia Home, inclui a opção útil para “Selecionar todo o texto com formatação semelhante”. Isso permite que você destaque facilmente todos os seus títulos ad hoc, legendas e assim por diante de uma vez e ajuste sua aparência de uma só vez - ou aplique um estilo para facilitar o gerenciamento no futuro.
2. Painel da área de transferência
O painel da área de transferência oferece uma maneira conveniente de manter mais de um elemento na área de transferência ao mesmo tempo. Clique no pequeno ícone pop-out na seção Área de transferência da guia Página inicial para abri-lo. Até 24 operações recentes de corte e cópia são lembradas e você pode clicar em qualquer uma delas para colá-la no ponto de inserção. A lista suspensa Opções na parte inferior permite controlar quando o painel Área de transferência é exibido; uma opção é fazer com que apareça ao pressionar Ctrl + C duas vezes.
3. Traduzir
Revisão do Word | A função Traduzir envia o texto do seu documento para a página da web do Microsoft Translator e exibe uma tradução em uma janela do navegador. No Word 2010 e 2013, você também pode ativar Revisão | Traduzir | Mini Translator, que apresenta uma dica de ferramenta fantasma quando você passa o mouse sobre uma passagem de texto selecionada; mova o ponteiro sobre ele para ver uma tradução pop-up no idioma selecionado. Existem dezenas de idiomas para escolher: navegue-os selecionando Escolher idioma de tradução na lista suspensa Traduzir.
4. Kerning
O software de editoração eletrônica profissional oferece suporte a kerning - o ajuste seletivo de espaçamento entre caracteres para tornar o texto mais esteticamente agradável. O Word não faz isso por padrão, mas pode ser ativado clicando no ícone pop-out na seção Fonte da guia Página inicial e marcando a caixa “Kerning para fontes”; insira um tamanho de ponto mínimo na caixa à direita. Se você usar kerning em fontes minúsculas, no entanto, as letras podem parecer correr juntas, o que reduz a legibilidade.
Para um acesso mais fácil, use o atalho de teclado CTRL + D ou CMD + D em um Mac. Este atalho o levará diretamente para a tela Fontes, independentemente da versão que você está usando. Aqueles que executam o Word 2007 ou anterior precisarão marcar a opção Espaçamento de caracteres. Se você estiver executando uma versão posterior, selecione a guia ‘Avançado’ na parte superior da janela pop-up, conforme mostrado acima.
5. Inserir gráfico
Se você deseja incluir um gráfico do Excel em seu documento, não precisa sair do Word. Selecionando Inserir | O gráfico no Word abrirá uma visualização em miniatura do Excel, na qual você pode editar ou importar seus dados. Basta fechar a janela do Excel quando terminar - ela será apresentada em forma de gráfico no Word. Na parte superior da janela do Word, as guias Ferramentas de Gráfico fornecem controle total sobre o design e a aparência do gráfico, portanto, não há necessidade de iniciar o Excel manualmente.
6. SmartArt
SmartArt ajuda a ilustrar processos e relacionamentos por meio de quase 200 layouts pré-concebidos para organizações em pirâmide, ciclos, hierarquias, matrizes e muito mais. Para usá-lo no Word, basta clicar em Inserir | SmartArt e selecione um modelo. Em seguida, digite seus rótulos no painel flutuante que aparece e arraste as alças para redimensionar o SmartArt. Se quiser que ele flutue sobre o documento, você pode fazer isso facilmente criando uma caixa de texto (via Inserir | Caixa de texto) e colocando seu SmartArt dentro dela.
7. Insira a captura de tela
Se você estiver escrevendo um tutorial - ou simplesmente quiser uma maneira fácil de incluir em seu documento uma imagem de outro programa - você pode pegar uma área da área de trabalho do Windows selecionando Inserir | Captura de tela; o menu suspenso permite importar diretamente qualquer janela aberta como uma imagem. Como alternativa, você pode selecionar a opção Recorte de tela para arrastar um retângulo com o mouse e capturar uma área personalizada da tela.
8. Insira as peças rápidas
Muitas vezes, as empresas precisam criar cartas e documentos que contenham elementos ou parágrafos padrão, como um endereço. O recurso AutoTexto do Word pode ajudar. Selecione uma passagem de texto e, a seguir, selecione Inserir | Peças rápidas | AutoTexto | Salvar seleção na galeria de AutoTexto. Agora você pode reinserir esse texto em qualquer documento selecionando-o em Inserir | Peças rápidas | Menu AutoTexto. Você também pode configurar Quick Parts para elementos como o nome da sua empresa e endereço de e-mail, e no Building Blocks Organizer você pode configurar modelos e objetos de acesso rápido também.
Lembre-se de que essa opção não está disponível para usuários de Mac no momento.
9. Hifenização
Permitir que uma palavra estranha se espalhe por duas linhas pode melhorar a aparência do documento. Isso pode evitar que a margem direita fique muito irregular ou, em texto totalmente justificado, pode impedir que grandes “ilhas” de espaço em branco apareçam entre cada palavra. O Word pode hifenizar palavras automaticamente conforme necessário, mas o recurso está desativado por padrão: para ativá-lo, vá para a guia Layout da Página e selecione Hifenização | Automático.
10. Números de linha
Se você está se referindo a código, documentos legais ou até mesmo poesia, você pode numerar suas linhas para fácil referência. A ferramenta de lista numerada do Word aplica configurações de recuo que podem não ser o que você deseja: selecione Layout da página | Em vez disso, os números de linha e o Word aplicarão uma numeração organizada na margem do documento. Por padrão, a numeração de linha é aplicada a todo o documento, mas você pode fazê-la pular o texto selecionado escolhendo Números de linha | “Suprimir para o parágrafo atual”.
11. Assinaturas digitais
Nem sempre é óbvio se um documento digital é um original autêntico. Para assinar um documento com uma chave de criptografia pessoal, vá para a guia Arquivo (ou o orbe no Word 2007), selecione Proteger Documento e escolha “Adicionar uma assinatura digital”; será solicitado que você salve o documento antes de adicionar sua assinatura. A assinatura será automaticamente invalidada caso o documento seja alterado, pelo que a sua presença é uma garantia de autenticidade. Se você deseja convidar outra pessoa para assinar um documento, vá até a guia Inserir e, na seção Texto, selecione Linha de Assinatura.
12. Marca d'água
Quando você está divulgando um rascunho de um documento ou compartilhando algo privado com um colega de trabalho, é útil poder colocar uma marca d'água na página para que você possa ver rapidamente que tipo de documento é. A lista suspensa Marca d'água, na guia Layout da página, permite adicionar uma grande marca d'água cinza dizendo “RASCUNHO”, “CONFIDENCIAL” ou “URGENTE” em dois cliques. Selecione Marca d'água personalizada para inserir seu próprio texto ou uma imagem.
Os usuários de Mac precisarão usar a guia ‘Inserir’ na parte superior da tela do computador para acessar a opção Marca d'água.
13. Citações
Para trabalhos acadêmicos, o Word também pode ajudá-lo a gerenciar suas citações. Na guia Referências, você encontrará um botão para Gerenciar fontes; aqui, você pode inserir os detalhes de cada trabalho a que se refere e, em seguida, inserir referências a eles clicando no menu suspenso Inserir citação. Você pode escolher um formato de citação entre 14 estilos reconhecidos, incluindo os padrões APA e MLA e, no final, pode gerar uma bibliografia com um clique.
14. Macros
A interface de script do Office é sofisticada, para dizer o mínimo, mas se você deseja automatizar uma tarefa simples e repetitiva, não há necessidade de digitar uma linha de código. Na guia Exibir, clique no menu suspenso Macros e selecione Gravar Macro. Na caixa de diálogo que se abre, escolha um botão ou atalho de teclado (lembre-se de clicar em Atribuir para confirmar sua escolha); em seguida, execute a tarefa que deseja automatizar. Quando terminar, volte para a lista suspensa e selecione Parar gravação. Agora, pressionando o botão escolhido ou combinação de teclas a qualquer momento irá repetir as operações que você gravou.
15. Visão de esboço
Se você estiver usando o Word para um grande projeto, como uma dissertação de faculdade ou um romance, pode ser útil dividir o documento em seções e subseções. Vá para Exibir | Contorno para acessar uma exibição hierárquica que permite marcar títulos e recolher o corpo do texto abaixo deles; isso oferece uma visão geral clara do documento, que pode ser reorganizado sem esforço movendo as seções. Você também pode coletar vários documentos em um projeto mestre: clique em Mostrar documento na seção Documento mestre da guia Estrutura de tópicos para importar ou criar subdocumentos.
16. Cor da página
Se você quiser que seu documento se destaque, você pode usar a opção Layout de página | Lista suspensa Cor da página para aplicar uma lavagem de fundo; selecione Efeitos de preenchimento e você pode adicionar padrões e texturas. Preenchimentos e padrões são aplicados automaticamente a todas as páginas do documento. Além disso, embora você possa vê-los na tela, eles não são impressos, então não interferem na legibilidade de suas cópias impressas.
Alguns usuários podem encontrar a seleção de Cores da página na guia ‘Design’ dependendo da versão do Microsoft Word e do sistema que você está usando.
17. Inserir índice
Um terceiro recurso útil para trabalhos mais longos é a capacidade de gerar automaticamente um índice. Para usar este recurso, você deve primeiro marcar suas referências no texto selecionando a palavra ou frase relevante e clicando em Referências | Inserir índice. Depois de marcar todos os seus cabeçalhos, clique em Inserir índice para criar um índice. Isso conterá referências às instâncias que você marcou e links de atualização automática para os números das páginas em que aparecem.
18. Combine e compare documentos
O Word pode comparar ou combinar automaticamente dois documentos: você encontrará a ferramenta em Revisão | Comparar. Se você preferir fazer o trabalho sozinho, clique em Exibir | Ver lado a lado; isso posicionará automaticamente seus documentos um ao lado do outro em fatores de zoom idênticos, para que você possa olhar facilmente para frente e para trás entre eles. Se você clicar no botão Rolagem síncrona, eles até rolarão para cima e para baixo em uma etapa travada quando você mover o cursor ou arrastar a barra de rolagem.
19. Inspetor de Documentos
Assessores de imprensa e funcionários públicos já se envolveram em problemas no passado para distribuir documentos com informações confidenciais incorporadas em seus metadados ou que podem ser recuperados por meio da opção Rastrear alterações do Word. Não cometa o mesmo erro: na seção Informações na guia Arquivo (ou no Orb no Office 2007), você encontrará uma seleção de opções na lista suspensa "Preparar para compartilhamento" que permite verificar se há informações ocultas (e confirmar a compatibilidade com outras edições do Word).
20. Personalize a faixa de opções
A interface da faixa de opções foi projetada para ser mais estável do que a interface altamente personalizável do Office 2003. No entanto, se você selecionar Arquivo | Opções | Personalizar a faixa de opções, você pode adicionar novas funções a ela e remover aquelas que você não deseja ver. Você pode adicionar recursos que normalmente não são expostos - há uma seleção útil de “Comandos que não estão na faixa de opções” - e até mesmo criar suas próprias guias. Se isso for muito complicado, você pode personalizar a barra de ferramentas de acesso rápido que aparece na parte superior da tela usando a pequena seta suspensa na extremidade direita.
